Le règlement intérieur de l’association

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association 

Titre I : Membres

ARTICLE 1 – COMPOSITION

Voir article 5 des statuts.

ARTICLE 2 – COTISATION

Les membres d’honneur ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement de leur propre volonté).

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle.

Le montant de celle-ci est fixé chaque année par l’Assemblée Générale.

Pour l’année civile le montant de la cotisation est fixé à 5 euros. Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l’ordre de l’association ou par paiement en ligne sur une plateforme adéquate et sécurisée  et effectué au plus tard le 31 janvier.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.

ARTICLE 3 – ADMISSION DE MEMBRES NOUVEAUX

Selon les modalités définies à l’article 6 de ses statuts, l’association PLAC ! peut à tout moment accueillir de nouveaux membres.

Ceux-ci devront se présenter à un·e administrateur·trice qui l’invitera à consulter le Règlement Intérieur et à remplir une fiche d’adhésion au format papier ou numérique. La signature manuelle ou numérique de cette fiche d’adhésion vaut pour engagement au respect du Règlement Intérieur de l’association PLAC!.

ARTICLE 4 – EXCLUSION

Selon l’article 7 des statuts de l’association PLAC ! seuls les cas suivants peuvent déclencher une procédure d’exclusion :

  1. Non-respect du Règlement Intérieur de l’association PLAC! ;
  2. Entrave au bon fonctionnement de l’association ;
  3. Non-participation à la vie de l’association sur une période de plus de deux ans.

L’intéressé·e est invité·e par lettre recommandée à se présenter devant le Conseil d’Administration pour fournir des explications.

L’exclusion est prononcée sans appel par le Conseil d’Administration après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée.

ARTICLE 5 – DÉMISSION, DÉCÈS, DISPARITION

Le membre démissionnaire devra adresser, sous lettre simple ou par mail, sa décision au Bureau.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.

En cas de décès, la qualité de membre s’efface avec la personne.

Titre II : Fonctionnement de l’association

ARTICLE 6 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Conformément à l’article 11 des statuts de l’association PLAC!, le Conseil d’Administration à deux fonctions principales :

  • Assurer l’administration
  • Mettre en œuvre les orientations stratégiques de l’association délibérée en l’Assemblée Générale.

Le rôle et les missions des administrateurs :

  • Prendre des décisions opérationnelles pour répondre aux orientations de l’association ;
  • Choisir l’établissement bancaire et désigner parmi les administrateur·trice·s le ou les représentants du compte ainsi que, si nécessité, son·sa ou ses mandataires qui devront dès lors rendre compte au Bureau des dépenses et règlements effectués ;
  • Admettre et exclure des membres ;
  • Autoriser le·la Président·e à agir en justice ;
  • Décider l’embauche de salarié·e·s et/ou l’appel à des prestataires en vue de pérenniser et/ou de développer l’activité de l’association ;
  • Décider de la gestion du patrimoine de l’association.

Il est composé de :

  • Mme Albaret Catherine, 
  • Mme Albaret Sarah, 
  • Mme de Andrade Corinne
  • Mme Le Lay Anne,
  • Mme Mahdaoui Alyssa, 
  • Mme Pérou Laurence,
  • Mme Veyssière Alexandra,
  • Mme Voitot Naïs.

Ses modalités de fonctionnement sont prévues à l’article 11 des statuts de l’association.

ARTICLE 7 – LE BUREAU

Conformément à l’article 12 des statuts de l’association PLAC!, le Bureau assure la gestion courante de l’association et l’exécution des décisions prises par le Conseil d’Administration.

Il a compétence pour :

  • Convoquer l’Assemblée Générale ;
  • Arrêter le budget et les comptes annuels ;
  • Procéder au recrutement du ou des salarié·s sur la décision du Conseil d’Administration.

Il est composé de :

  • Mme Albaret Catherine, en qualité de Présidente ;
  • Mme de Andrade Corinne, en qualité de Trésorière ;
  • Mme Mahdaoui Alyssa, en qualité de Secrétaire.

Ses modalités de fonctionnement sont prévues à l’article 12 des statuts de l’association.

Le rôle et les missions du·de·la Président·e :

Le·la Président·e est mandaté·e par le Conseil d’Administration pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile ainsi que dans les instances régionales, départementales et communales dont pourrait faire partie l’association. À ce titre, il communique en son nom dans la presse, les médias et envers les adhérents. Ainsi, chaque décision est prise en son nom, sous sa responsabilité personnelle et celle de l’association.

Ses principales missions sont :

  • Signer les contrats au nom de l’association ;
  • Mettre en œuvre les actions et les décisions du Conseil d’Administration ou issues des Assemblées Générales ;
  • Veiller au respect des clauses statutaires ;
  • Agir en justice pour défendre les intérêts de l’association, conformément aux statuts ;
  • S’assurer de la bonne marche de l’association : ressources humaines, moyens techniques, administration… ;
  • Convoquer les membres aux Assemblées Générales ;
  • Planifier, convoquer et superviser les réunions du Conseil d’Administration et du Bureau ainsi que les Assemblées Générales ;
  • Assurer le suivi des décisions prises en Assemblées Générales notamment informer la préfecture de toute modification des statuts ou dans le Conseil d’Administration dans les délais impartis ;
  • Mener les débats pendant les réunions en absence de président·e·s de séance volontaire ;
  • Tenir à jour le registre unique du personnel dès lors que les administrateur·trice·s décident d’embaucher un·e salarié·e au sein même du Conseil d’Administration ;
  • Assurer, conjointement avec le·la Trésorier·e, les relations avec le banquier en commençant par l’ouverture d’un compte en banque.

Le rôle et les missions du·de·la Trésorier·e

Le·la Trésorier·e est responsable des comptes et des finances de l’association.

  • Ses principales missions sont :
  • Tenir à jour le registre comptable ;
  • Assurer la responsabilité de la politique financière de l’association définie par le Conseil d’Administration ;
  • Élaborer les opérations des dépenses à engager pour réaliser les activités et les projets associatifs : remboursement des frais, règlement des factures, etc.
  • Proposer les objectifs à atteindre en termes d’entrée d’argent ;
  • Rendre compte de la gestion financière de l’association et soumettre les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) à l’approbation de l’Assemblée Générale ;
  • Établir le budget prévisionnel et le soumettre à l’Assemblée Générale ;
  • Présenter la situation financière au Bureau : les fonds disponibles, les recettes à pourvoir, les dépenses à engager, etc.
  • Conduire le budget et favoriser la prise de responsabilité de tous ;
  • Gérer les fonds de l’association ;
  • Assurer conjointement avec le·la Président·e les relations avec le banquier.

Le·la Trésorier·e doit avoir des compétences en comptabilité.

Iel ne peut pas placer les excédents de trésorerie de l’association.

Le·la Trésorier·e et le·la Président·e travaillent en étroite collaboration pour la gestion de l’association. De ce fait, et en l’absence de délégation à un autre membre du Conseil d’Administration, ielles seul·e·s peuvent signer les comptes bancaires de l’association.

Le rôle et les missions du·de·la Secrétaire

Le·la Secrétaire a la charge de la partie administrative de l’association. Jusqu’à preuve du contraire les actes du·de la Secrétaire font foi.

Ses principales missions sont :

  • Classer tous les documents relatifs à la vie de l’association ;
  • Établir les procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et du Bureau ainsi des Assemblées Générales ;
  • Tenir à jour le registre des délibérations ;
  • Tenir à jour le registre spécial d’association conformément à l’article 5 de la loi 1901 ;
  • Tenir à jour le registre des adhérents.

Le·la Secrétaire doit avoir de bonnes capacités rédactionnelles.

Ces missions peuvent être confiées provisoirement au·à la Président·e et/ou au·à la Trésorier·e.

Si besoin, le Conseil d’Administration peut désigner des adjoint·e·s pour suppléer le·la Président·e, le·la Trésorier·e ou le·la Secrétaire. Leur rôle est donc d’assurer les missions du Bureau en l’absence des membres permanents pendant une durée déterminée.

ARTICLE 8 – RÔLE ET ENGAGEMENT DU VÉRIFICATEUR AUX COMPTES

La commission de contrôle de l’association PLAC! pourra être composée d’un·e ou de plusieurs vérificateur·trice·s  aux comptes, élu·e par l’Assemblée Générale.

Le·la vérificateur·trice aux comptes est bénévole.

Iel ne doit être ni un membre fondateur ou apporteur en nature, ni un·e administrateur·trice.

Iel doit accepter son mandat et s’engage alors à assurer sa responsabilité morale vis-à-vis de l’association.

Iel est tenu à la plus grande discrétion, y compris envers les membres de l’Assemblée Générale.

La mission du·de la vérificateur·trice aux comptes consiste à vérifier :

  • L’enregistrement des opérations dans les comptes ;
  • La régularité et la sincérité du compte d’exploitation et du bilan ;
  • La tenue effective des registres obligatoires : registre spécial, registre des délibérations, registre unique du personnel si nécessaire, registre des adhérents et registre comptable ;
  • La régularité et la sincérité des informations portées sur les rapports du Conseil d’Administration.

La mission du·de la vérificateur·trice aux comptes, bien qu’elle s’exerce la plupart du temps une fois dans l’année pour le contrôle de l’exercice écoulé, est permanente et peut également porter sur les exercices clos antérieurement. Les registres pourront être sous forme numérique ou physique.

ARTICLE 9 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

Se référer à l’article 15 des statuts de l’association PLAC!.

ARTICLE 10 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Se référer à l’article 16 des statuts de l’association PLAC!.

Titre III : Vie Associative

ARTICLE 11 – VALEURS

L’association PLAC! a vocation à :

  • Proposer aux enfants à partir de 1 an et aux familles du territoire de la Haute Gironde en particulier, des outils pédagogiques tactiles et numériques leur permettant d’éveiller leur esprit critique et leur sensibilité artistique ;
  • Encourager la curiosité, la créativité, la découverte, l’expérimentation ;
  • Provoquer la rencontre humaine, sociale, culturelle et artistique ;
  • Promouvoir le vivre ensemble, la tolérance, le dialogue, le respect de l’autre, la bienveillance ;
  • Développer l’engagement associatif, la volonté d’agir dans un but commun, le faire ensemble sur son territoire.
  • Privilégier l’écocitoyenneté, dans une volonté d’accompagner l’éveil écologique des consciences à travers les activités de l’association.

Chaque membre s’engage, dès son adhésion, à respecter les valeurs de l’association.

ARTICLE 12 – INSCRIPTIONS AUX ACTIVITÉS

Une inscription à un atelier, une activité ou une sortie est ferme dès lors que le règlement de la participation a été effectué.

Sauf annulation en amont par l’association ou cas de force majeure, aucun remboursement ne sera effectué.

L’association se réserve le droit de répartir entre les adhérent·e·s la participation aux différentes activités, de la manière qui lui semble la plus équitable et juste, afin qu’elles puissent être accessibles au plus grand nombre.

ARTICLE 13 – UTILISATION DU MATÉRIEL OU DES LOCAUX ASSOCIATIFS ET ASSURANCES 

Chacun·e s’engage à respecter le matériel et les lieux d’accueil de l’association.

En cas de dégradations, le membre responsable s’engage à réparer ou remplacer le matériel endommagé soit en le déclarant à son assurance soit en réglant directement à l’association le montant des dégâts, un devis effectué par un professionnel choisi par l’association faisant foi.

ARTICLE 14 – SANTÉ ET SÉCURITÉ 

L’introduction et la consommation d’alcool, de tabac, de cigarette électronique et de produits illicites sont interdits dans les lieux d’accueil de l’association et lors des activités.

Le protocole sanitaire en vigueur s’applique à tous dans les lieux d’accueil de l’association.

Titre IV : Dispositions diverses

ARTICLE 15 – MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le Règlement Intérieur de l’association PLAC! est établi et voté par le Conseil d’Administration conformément à l’article 19 des statuts.

Il est envoyé par mail ou téléchargeable grâce à un lien au moment de l’adhésion d’un nouveau membre et reste consultable sur demande.

Il peut être modifié par le Conseil d’Administration sur proposition d’un ou plusieurs de ses membres.

La modification du Règlement Intérieur devra alors figurer à l’ordre du jour d’une réunion du Conseil d’Administration et être consignée dans un procès-verbal. La dernière version du Règlement Intérieur sera adressée à chacun des membres de l’association par lettre d’information numérique (newsletter) sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.